Author Archives: Ronald van Duijvenvoorde

Authorized Economic Operator – van certificaat naar vergunning

De Europese Unie heeft na 11 september 2001 de veiligheidsregels voor het internationaal (handels)verkeer flink aangescherpt. In 2007 is het Authorised Economic Operator certificaat ingevoerd. Dit certificaat biedt voordelen voor bedrijven in het internationale handelsverkeel, waaronder een minder strenge controle bij grensoverschrijdende handel. Hierdoor gaat er minder tijd verloren.

Er bestonden tot 1 mei 2016 twee certificaten:
1. AEO veiligheid
2. AEO douanevereenvoudigingen
Een gecombineerd certificaat was ook mogelijk.

In het nieuwe Douanewetboek van de Unie komen deze certificaten niet terug en worden vervangen door twee vergunningen:
1. AEO-S: veiligheid (Security)
2. AEO-C: vereenvoudiging Douane procedures (Customs)

De vergunning treedt nu 5 dagen na afgifte in werking in plaats van na 10 dagen. Een gecombineerde vergunning kan ook nu weer worden verstrekt. Dit betekent dat de bestaande AEO-certificering moeten worden herbeoordeeld vóór 1 mei 2019.

Er worden (extra) eisen gesteld bij het aanvragen van een AEO-vergunning:

  • Er geldt een strikte naleving (compliance) met de AEO-voorwaarden, er moet o.a. verplicht gebruik worden gemaakt van de “Self Assesment Quiestionnaire”;
  • Onbesproken gedrag: de aanvrager/ aanvragende organisatie mag de afgelopen drie jaar geen ernstige of herhaalde overtredingen van de douanewetgeving en belastingvoorschriften op haar naam hebben. De aanvrager mag geen strafblad hebben voor zware misdrijven die in verband staan met de economische activiteiten en de aanvrager mag niet verwikkeld zijn in een faillissement;
  • De handelingen en goederenstroom dient aantoonbaar onder controle te zijn door middel van een handels- en vervoersadministratie;
  • De “praktische vakbekwaamheid” is ook een nieuw criterium. Dit wil zeggen dat de verantwoordelijke voor de douanezaken binnen het bedrijf voldoende relevant opgeleid is en minstens drie jaar praktijkervaring heeft opgedaan;
  • En onze favoriet: Er dienen passende veiligheidsmaatregelen te zijn ingevoerd.

De nieuwe AEO-guidelines kunt u aanvragen via duijvenvoorde@2eenheid.nl. Hierin zijn de vijf criteria uitgewerkt waaraan een AEO-vergunninghouder moet voldoen.

Vanaf eind 2017 is de Nederlandse Douane dus druk bezig om bedrijven te controleren in dit kader van ‘Herbeoordeling Douanevereenvoudigingen’. De herbeoordeling leek slechts een formaliteit waarbij AEO-vergunning opnieuw zou worden afgegeven. De praktijk blijkt weerbarstiger en een stuk lastiger.

De Douane heeft alle vergunninghouders eind 2015 geïnformeerd over de komende veranderingen. Daarna ontvingen de betrokken bedrijven in de tweede helft van 2017 wederom een brief waarin de administratieve controle werd aangekondigd, inclusief een “Vragenlijst Bedrijfsverkenning”. Deze vragenlijst diende door de betreffende vergunninghouder ingevuld te worden, inclusief degelijke onderbouwing en binnen één maand te worden geretourneerd. Ondertussen zijn initiële gesprekken gestart eind 2017 en begin 2018.

Procedures en uw netwerk op orde:

Borging en monitoring van de vergunning en bijbehorende voorwaarden dient in een werkwijze te zijn vastgelegd. Dit betekent dat procedures, interne controles, maatregelen en registratie noodzakelijk is. Voor veel organisaties lijkt dit een verrassing te zijn. Pas als de Douane heeft vastgesteld dat voldoende maatregelen zijn genomen en vooral dat deze maatregelen daadwerkelijk effectief zijn, wordt tot afgifte van de (herbeoordeelde) vergunning overgegaan. Voor een omvangrijk gedeelte van het bedrijfsleven betekent dit dat er nog steeds behoorlijk wat ‘werk aan de winkel’ is… en 1 mei 2019 ligt toch al aardig om de hoek.

Alle regels en procedures moeten perfect geregeld zijn. Anders loopt u kans dat u onder verscherpt toezicht komt te staan. Gaat het bij controle 2 keer fout, wordt de AEO-vergunning voor 3 jaar ingetrokken. Dan krijgt u geen korting op borgstelling en meer controles van douane.
Het is belangrijk dat ook uw netwerk óók AEO-proof is. Dus dat wil zeggen:

  • U een werkende back-up heeft. Bij controle wordt getest of gegevens teruggezet kunnen worden. Ook de registratie dat de back-up correct is, dient aangetoond te worden (bijvoorbeeld door logfiles);
  • Wijzigingen aan het netwerk geregistreerd worden. (PC erbij of eraf, configuratiewijzigingen, rechtenwijzigingen, etc.);
  • Er goede maatregelen zijn getroffen om onbevoegden buiten te houden. Daaraan moet óók uw automatiseerder voldoen!
  • Er een goede firewall, antivirus-software en antimalware-software zijn geïnstalleerd;
  • Er is een degelijk security-beleid, waarin het wachtwoordbeleid en bijvoorbeeld 2-factor authentication zijn beschreven en consequent worden toegepast.

Uit ervaring weten we –helaas!- dat veel bedrijven niet weten of hun AEO-status op dit moment gevaar loopt. Laat u gerust weten wat uw ervaringen zijn en waar wij vanuit 2Eenheid met onze technische expertise kunnen helpen.

De oplossing:

wij begrijpen precies hoe belangrijk het naleven van de AEO-regels is. Allereerst zorgen wij ervoor dat uw netwerk volledig is ingericht op deze regels. Vervolgens nemen onze medewerkers alleen opdrachten aan van personen die hiertoe bevoegd zijn.

Laat ons uw netwerk inrichten. En -in ieder geval – de AEO-regels in uw automatisering bewaken. Dan heeft u zekerheid dat bij een controle alles in orde is.

Neem vandaag nog contact met ons op, wij helpen u graag!

Overname bedrijfsactiviteiten van Compuniek

Per 6 november 2017 heeft 2Eenheid de activiteiten van Compuniek overgenomen.

Peter van Schooten is sindsdien werkzaam bij 2Eenheid. Hij is vooralsnog bereikbaar via het oude telefoonnummer (070 – 335 04 53) of via e-mail (schooten@2eenheid.nl).

De bedrijven die tot 6 november 2017 door Compuniek werden ondersteund, kunnen vanzelfsprekend bij ons terecht voor de (kantoor)automatisering. Op dit moment zijn wij met een groot deel van deze bedrijven in gesprek of reeds in zee gegaan.