TenderCoach

TenderCoachTenderCoach helpt (MKB-)bedrijven succesvoller te zijn in aanbestedingstrajecten van de overheid. Dat doen zij door begeleiding tijdens de trajecten, maar ook door training en opleiding en detachering van eigen medewerkers bij de opdrachtgever. Ook de overheid zelf maakt vaak gebruik van de kennis en expertise van TenderCoach, om hun aanbestedingstraject te verbeteren. Daardoor is het voor de meedingende bedrijven duidelijker wat er van hen gevraagd wordt, en krijgt de overheid kwalitatief betere aanbiedingen. Elke aanbesteding heeft een strakke deadline: één minuut te laat inleveren betekent niet meedoen. Daarom is TenderCoach sterk afhankelijk van een goed werkende ICT-infrastructuur: de server moet altijd werken, evenals de internetverbinding..

Oude situatie


De vorige ICT-leverancier van TenderCoach dacht niet met het bedrijf mee. Als er een probleem was werd het wel opgelost, maar zij kwamen alleen reactief in actie. Raar, want ontwikkelingen in ICT gaan hard; apparatuur en software verouderen snel. De oude leverancier kwam desondanks nooit met suggesties om te vernieuwen. Daarin schuilt het gevaar dat dingen op termijn niet meer (goed) werken. En als TenderCoach ergens van op aan moet kunnen, is het een werkende ICT-infrastructuur, om de onverbiddelijke deadlines te halen.

De oplossing

2Eenheid denkt wél mee. Als er een nieuwe ontwikkeling is die belangrijk zou kunnen zijn voor TenderCoach, belt 2Eenheid zelf. Zonder dwingend te zijn: vernieuwen is niet per definitie noodzakelijk en 2Eenheid geeft daarover nuchter, eerlijk advies. TenderCoach voelt zich nu serieus genomen als klant: 2Eenheid begrijpt hoe belangrijk het is dat TenderCoach altijd kan doorwerken. Sinds 2Eenheid de ICT in handen heeft, zijn er nooit grote problemen geweest. En anders is 2Eenheid altijd bereikbaar en beschikbaar.

De voordelen

 

  • Meedenkend: geven gevraagd en ongevraagd nuchter en eerlijk advies;
  • Altijd bereikbaar en beschikbaar;
  • Periodieke on-site ondersteuning;
  • Altijd terugkoppeling over gevraagde aanpassingen en wijzigingen;
  • Kleine organisatie, daardoor persoonlijk, toegankelijk en continuïteit;
  • Heeft ook verstand van bijvoorbeeld telefonie en websites, dus niet puur ICT.


TenderCoachMariëlle van der Keur, eigenaar van TenderCoach, denkt er liever niet aan: wat er gebeurt als de ICT uitvalt en ze daardoor een aanbesteding voor een opdrachtgever niet op tijd kan indienen. ‘Dat heeft hele grote gevolgen. Dan dingt de opdrachtgever niet mee, en zal ons aansprakelijk stellen. En het gaat altijd om substantiële opdrachten en dus grote bedragen.’ Daarom is het goed te weten dat 2Eenheid er is: ‘Als de nood hoog is, zorgen zij voor een snelle oplossing.’

‘Wij wilden ons volledig kunnen concentreren op onze core business’

Mariëlle heeft zelf 14 jaar in de ICT gewerkt. Toen ze TenderCoach startte in 2003, wilde ze ICT zo snel mogelijk uitbesteden: ‘Je doet het er niet even bij, en wij wilden ons volledig kunnen concentreren op ónze core business.’ De partij die ze toen hadden gevonden, maakte hun beloftes en de hoge verwachtingen van Mariëlle niet waar. ‘Problemen losten ze wel op als we belden, maar ik verwacht meer: dat ze meedenken. Zij kennen immers als geen ander onze ICT-infrastructuur. Aangezien de ICT-branche snel ontwikkelt, moeten zij minstens af en toe suggesties doen voor vernieuwing of verbetering. Maar als ik niet riep, deden zij niets.’ En dat terwijl de beschikbaarheid van het netwerk en internet cruciaal zijn voor TenderCoach: ‘Ik had niet het gevoel dat zij dat écht begrepen. Bovendien: ze waren duur.’

‘‘Matthijs stelde de gouden vraag: wat vind jij nu écht belangrijk?’

In 2011 vroeg Mariëlle aan drie andere partijen om een voorstel te doen. ‘Maar geen enkel voorstel paste ons. Niemand had goed geluisterd naar wat voor óns belangrijk was.’ En toen kwam 2Eenheid in beeld: ‘Op een netwerkbijeenkomst ontmoette ik eigenaar Matthijs in ’t Anker. Ik uitte mijn frustratie naar hem. Zonder gericht te zijn op eigen succes, bood hij aan eens te gaan praten. Hij kwam meteen met nuchtere, praktische oplossingen, waarvoor we niet direct grote investeringen hoefden te doen. Hij liet zien wél mee te denken. En hij stelde een gouden vraag: “Wat vind jij nu écht belangrijk?”’

‘Onze server heet “Theo”, naar onze contactpersoon van 2Eenheid’

TenderCoach

Mariëlle kon er niet omheen: 2Eenheid was de ICT-partner die ze zocht. ‘De eerste klus was het installeren van een nieuwe server.’ Een ingrijpende wijziging van de ICT-infrastructuur, wat nooit zonder slag of stoot gaat. ‘Maar we hebben er eigenlijk niets van gemerkt; slechts één keer heel kort downtijd.’ TenderCoach was zo tevreden over de installatie, dat ze niet lang hoefden na te denken over een naam voor de nieuwe server: ‘Theo! Naar degene die ’m geïnstalleerd heeft, en sindsdien onze vaste contactpersoon is.’
De hoge verwachtingen van Mariëlle over 2Eenheid zijn sinds die tijd alleen maar waargemaakt: ‘Theo komt regelmatig langs voorondersteuning. Wij hebben dan altijd ons lijstje klaar. Hij werkt het lijstje af, en geeft op elk punt terugkoppeling. Zo checkt hij of alles naar onze tevredenheid is opgelost.’ 2Eenheid zoekt daarnaast altijd eerst de betaalbare oplossing: ‘Mijn computer was op een gegeven moment heel traag. Ik snapte het niet. 2Eenheid had de oplossing: meer werkgeheugen. Anderen hadden misschien direct een hele nieuwe computer aangesmeerd.’
Inmiddels heeft 2Eenheid veel gedaan voor Tendercoach: installeren van nieuwe werkplekken, een veel betere manier om op afstand te werken, accounts aanmaken en rechten instellen voor nieuwe medewerkers, advies en begeleiding bij een overstap naar kabelinternet, advies over een veel te hoge factuur van een webbouwer… ‘En altijd op diezelfde proactieve wijze.’

‘2Eenheid geeft ons advies voor onze internationale uitbreiding’

TenderCoach heeft uitbreidingsplannen: ‘Nieuwe locaties in Nederland, maar ook in het buitenland! Ontzettend spannend, en ook op het gebied van ICT een uitdaging.’ Hoewel Mariëlle veel ICTkennis uit het verleden heeft, bleek dat ze de mogelijkheden van nieuwe ontwikkelingen niet heeft kunnen bijhouden: ‘Mijn verwachtingen over hoe we de uitbreiding ICT-technisch moeten aanpakken, bleken niet te kloppen met de werkelijkheid. Dat heeft 2Eenheid me heel duidelijk laten zien.’ En daarom weet ze eens te meer dat ze de juiste ICT-partner heeft. Oók voor de toekomst. Alhoewel: ‘Ik blijf altijd kritisch. Ik blijf evalueren, samen met 2Eenheid. Wie weet komt er een moment dat we niet meer bij elkaar passen. Maar daar is nu nog geen enkele aanwijzing voor.’

Naam organisatie: TenderCoach
Organisatievorm: BV
Aantal medewerkers: 8
Dienst: Begeleiding van tendertrajecten voor diverse opdrachtgevers
Branche: Advies
Website: www.tendercoach.nl